PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

Pengelolaan dana kas kecil

                Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan khusu untuk pembayaran yang jumlahnya relatif kecil atau di pandang tidak praktis jika menggunakan cek. Dalam praktik,tidak semua pengeluaran kas praktis dengan menggunakan cek atau bilyet giro.Pengeluaran kas yang menyangkut kepentingan bagian-bagian dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Misalnya untuk pembelian perlengkapan keperluan clerical yang harganya relatif kecil,biasanya tidak praktis jika menggunakan cek. Untuk pengendalian kas secara umum,kas kecil di kelola oleh petugas khusus dengan menerapkan suatu sistem dan prosedur  yang memadai.Bahasan dalam Bab ini menynagkut tentang pembahasan pengelolaan kas kecil,khusunya menyangkut dokumen yang di perlukan dan prosedur pencatatan mutasi kas kecil.

A.   PERSIAPAN PENGELOLAAN KAS KECIL

                 Persiapan pengelolaan kas kecil dimulai dari penetapan formulir-formulir dokumen yang diperlukan bagian-bagian yang trerlibat dalam prosedur pengelolaan kas kecil.Dalam perusahaan yang sudah memiliki standar prosedur operasi,prosedur pengelolaan kas kecil meliputi prosedur pembentukan dan aks kecil, prosedur pengeluaran dana kas kecil ,prosedur penggantian dana kas kecil, dan prosedur pencatatan mutasi kas kecil. Apabila pengelolaan kas menggunakan sistem voucher, pejabat perusahaan dan bagian-bagian (unit organisasi) yang terlibat dalam ptosedur pengelolaan kas kecil meliputi ;

1.    Kepala bagian keuangan ; sebagai pejabat perusahaan yang memiliki kewenangan menetapkan besarnya kas kecil yang disediakan atau dibentuk.

2.    Bagian utang ; bertugas membuat bukti pengeluaran kas berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan pada saat pembentukan kas kecil, dan pada saat pengisian kembali kas kecil berdasarkan laporan penggunaan kas kecil.

3.    Bagian kasa ; bertugas menyiapkan cek untuk ditanda tangani pejabat perusahaan yang berwenang, berdasarkan bukti pengeluaran kas yang diterima dari bagian utang.

4.    Petugas pengelola kas kecil ; menerima cek dari bagian kasa, menguangkan cek ke bank,mengeluarkan kas kecil berdasarkan surat permintaan pengeluaran kas kecil dari bagian-bagian pemakai dana, kemudian membuat laporan(rekapitulasi) penggunaan dana kas kecil.

5.    Bagian-bagian pemakai dana kas kecil ; membuat surat permintaan pengeluaran kas kecil sesuai dengan keperluan bagian yang bersangkutan, menggunakan dana kas kecil, kemudian membuat laporan penggunaan dana untuk diserahkan kepada tugas pengelola kas kecil.

6.    Bagian akuntansi ; (bagian jurnal); menerima dokumen pengeluaran kas beserta dokumen pendukung untuk  pembentukan atau penggantian kas kecil dari bagian utang, mencatat muitasi kas kecil sesuai metode yang diterapkan, mengarsipkan dokumen pencatatan.

            Sarana akuntansi yang harus dipersiapkan pengelola kas kecil  antara lain buku jurnal kas kecil. Bentuk buku jurnal tersebut bergantung pada metode pencatatan yang diterapkan. Sementara dokumen yang menjadi sumber pencatatan berupa faktur (nota) tunai, atau kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan. Dokumen yang bersangkutan diterima pengelola kas kecil dari bagian-bagian pengguna dana yang dilampirkan bersama laporan penggunaan dana kas kecil.

B.   PENCATATAN TRANSAKSI MUTASI KAS KECIL

1 .Mutasi kas kecil

Mutasi atau perubahan kas kecil pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan melalui bagian-bagian pemakai dana. Oleh karena itu, transaksi yang melibatkan mutasi kas kecil, secara garis besar bagai berikut.

a.    Tansaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan. Dokumen transaksi tersebut sebagai berikut:

1)    Bukti pengeluaran ksa yang dibuat oleh bagian utang.

2)    Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.

b.    Transaksi pemakaian kas kecil melalui bagian pemakai dana, dokumen transaksi terdiri atas:

1)    Daftar bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana;

2)    Bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan, sebagai dokumen pendukung;

3)    Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai, sebagai dokumen pendukung.

c.    Transaksi pengisian (penggantian) dana kas kecil. Dokumen transaksi ini terdiri atas:

1)    Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang;

2)    Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh pemegang (pengelola) dana kas kecil;

3)    Daftar bukti pengeluaran kas kecilsebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil.

Bukti bukti transaksi yang terkait dengan mutasi kas kecil, dalam perusahaan-perusahaan, mungkin saja berbeda. Dibawah ini salah satu contoh bentuk bukti transaksi yang terkait dengan mutasi kas kecilyang dikelola menurut metode Dana Tetap (imprest fund). Anggaplah data mutasi kas kecil PT SAKHIRA dalam dua minggu pertama bulan juli 20009 sebagai berikut :

Juli   1,   Kepala bagian keuangan mengeluarkan surat keputusan       pembentukan dana kas kecil sebesar Rp 5.000.000.00

        2,    Bagian kasa menyerahkan cek No. CD.03421 sebesar Rp 5.000.000.00 beserta copy bukti pengeluaran kas No. CK-701 kepada pengelola dana kas kecil.

        5,    Bagian umum menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada pengelola kas kecil, untuk pembelian:

                 a). 40 rim kertas HVS folio @ Rp 40.000,00

                 b).

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                                                                                I.